Ersetzt die Präqualifikation alle Nachweise?

Nein. Sie ersetzt die allgemeinen Eignungsnachweise. Auftragsbezogene Nachweise wie Referenzen für genau diese Leistung oder besondere Zertifikate verlangt die Vergabestelle weiterhin, ebenso oft eine gesonderte Bescheinigung zu Steuern und Sozialabgaben.

Was ist die Einheitliche Europäische Eigenerklärung?

Ein einheitliches Formular für EU-weite Vergabeverfahren, mit dem Sie Ihre Eignung und das Fehlen von Ausschlussgründen vorläufig erklären. Die Vergabestelle muss es als vorläufigen Nachweis akzeptieren und kann die Bescheinigungen später anfordern.

Ratgeber

Präqualifikation und Eigenerklärung: Eignung einmal belegen statt bei jeder Ausschreibung

Bei jeder Ausschreibung dieselben Bescheinigungen zusammensuchen: Das kostet kleine Unternehmen Zeit und ist eine häufige Fehlerquelle. Zwei Wege sparen Aufwand: die Eigenerklärung, mit der Sie zunächst nur erklären statt belegen, und die Präqualifikation, mit der Sie Ihre Eignung einmal für viele Verfahren nachweisen.

Was die Vergabestelle als Eignung prüft

Das Vergaberecht kennt drei Bereiche der Eignung: die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (etwa Eintragung in Handelsregister oder Handwerksrolle), die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (etwa Umsatz, Versicherung) und die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (etwa Referenzen, Personal, Ausstattung). Die Anforderungen müssen mit dem Auftrag zusammenhängen und zu seinem Umfang passen.

Dazu kommt die Prüfung von Ausschlussgründen, etwa bestimmte Straftaten, nicht gezahlte Steuern oder Sozialabgaben und Insolvenz. Welche Eignungsvoraussetzungen im Einzelfall gelten, steht in der Bekanntmachung und in den Vergabeunterlagen.

Die Eigenerklärung: erklären statt belegen

Mit einer Eigenerklärung bestätigen Sie selbst, dass Sie die Anforderungen erfüllen, zum Beispiel auf einem Formblatt der Vergabestelle. Bescheinigungen müssen Sie dann erst „auf Verlangen“ vorlegen, meist nur, wenn Ihr Angebot in die engere Wahl kommt. Das senkt den Aufwand für alle Bieter, die nicht den Zuschlag bekommen.

Bei EU-weiten Verfahren gibt es dafür die Einheitliche Europäische Eigenerklärung, ein einheitliches Formular, das die Vergabestelle als vorläufigen Nachweis akzeptieren muss. Wichtig: Eine Eigenerklärung muss stimmen. Fordert die Vergabestelle die Bescheinigung an und Sie können sie nicht liefern, droht der Ausschluss, und eine falsche Erklärung kann Folgen über das Verfahren hinaus haben.

Die Präqualifikation: einmal prüfen lassen

Bei einer Präqualifikation prüft eine anerkannte Stelle Ihre Eignungsnachweise vorab und trägt Ihr Unternehmen in ein Verzeichnis ein. In Angeboten verweisen Sie dann mit Ihrer Nummer auf den Eintrag, statt die Nachweise einzeln beizufügen. Vergabestellen dürfen die dort hinterlegten Angaben nur bei begründeten Zweifeln in Frage stellen; eine gesonderte Bescheinigung zu Steuern und Sozialabgaben können sie weiterhin verlangen.

Es gibt zwei getrennte Systeme: Für Bauleistungen das Verzeichnis PQ-VOB, für Liefer- und Dienstleistungen das amtliche Verzeichnis AVPQ, das die Industrie- und Handelskammern und die Auftragsberatungsstellen führen. Ein Eintrag im einen gilt nicht für das andere.

So läuft die Präqualifikation ab

Sie stellen den Antrag bei einer zugelassenen Präqualifizierungsstelle und reichen die Nachweise ein: Registerauszüge, Bescheinigungen von Finanzamt, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, Versicherungsnachweis, Umsatzangaben, Referenzen.
Die Stelle prüft die Unterlagen und trägt Sie bei positivem Ergebnis in das Verzeichnis ein; Sie erhalten eine Nummer und ein Zertifikat.
Der Eintrag ist befristet. Sie müssen Nachweise, die ablaufen, regelmäßig erneuern, sonst erlischt die Präqualifikation.
Die Kosten legen die Präqualifizierungsstellen selbst fest. Fragen Sie vorab nach Gebühren für Eintrag und Verlängerung.

Für wen sich die Präqualifikation lohnt

Wer regelmäßig Angebote bei öffentlichen Auftraggebern abgibt, spart mit einer Präqualifikation bei jedem Verfahren Zeit und vermeidet formale Ausschlüsse wegen fehlender oder abgelaufener Unterlagen. Bei beschränkten Ausschreibungen nutzen manche Vergabestellen die Verzeichnisse, um Unternehmen zur Angebotsabgabe auszuwählen. Wer nur selten anbietet, kommt mit Eigenerklärungen und gut gepflegten Unterlagen meist aus.

Auftragsbezogene Nachweise ersetzt die Präqualifikation nicht: Referenzen für genau diese Leistung, Konzepte oder besondere Zertifikate verlangt die Vergabestelle weiterhin gesondert.

Unterlagen gültig halten

Ob mit oder ohne Präqualifikation: Viele Bescheinigungen gelten nur begrenzt. Legen Sie Ihre Nachweise an einem Ort ab und notieren Sie das Ablaufdatum. In VergabeChecker speichern Sie sie als Unternehmensdokumente mit Gültigkeit; vor Ablauf weist VergabeChecker Sie unter Benachrichtigungen darauf hin, auf Wunsch auch per E-Mail. Welche Nachweise üblich sind, zeigt der Ratgeber Nachweise für Ausschreibungen.

Häufige Fragen

Ersetzt die Präqualifikation alle Nachweise?: Nein. Sie ersetzt die allgemeinen Eignungsnachweise. Auftragsbezogene Nachweise wie Referenzen für genau diese Leistung oder besondere Zertifikate verlangt die Vergabestelle weiterhin, ebenso oft eine gesonderte Bescheinigung zu Steuern und Sozialabgaben.
Gilt die Präqualifikation für Bau auch für Dienstleistungen?: Nein. Für Bauleistungen gilt das Verzeichnis PQ-VOB, für Liefer- und Dienstleistungen das amtliche Verzeichnis AVPQ. Wer beides anbietet, braucht beide Einträge.
Was ist die Einheitliche Europäische Eigenerklärung?: Ein einheitliches Formular für EU-weite Vergabeverfahren, mit dem Sie Ihre Eignung und das Fehlen von Ausschlussgründen vorläufig erklären. Die Vergabestelle muss es als vorläufigen Nachweis akzeptieren und kann die Bescheinigungen später anfordern.

Quellen

Weiterlesen

Orientierung, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind immer die Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen der Vergabestelle.

VergabeChecker zeigt Ihnen öffentliche Ausschreibungen in einer Übersicht und in Prozent, wie gut sie zu Ihrem Unternehmen passen.

14 Tage kostenlos testen Alle Ratgeber