Öffentliche Ausschreibungen finden: Wo und wie kleine Unternehmen suchen
Öffentliche Auftraggeber vergeben jedes Jahr sehr viele Aufträge, und die meisten davon gehen an kleine und mittlere Unternehmen. Die Bekanntmachungen sind öffentlich, aber auf viele Stellen verteilt. Diese Seite zeigt, wo Sie suchen und wie Sie die passenden Ausschreibungen herausfiltern.
Wo Ausschreibungen veröffentlicht werden
Ab den EU-Schwellenwerten müssen Aufträge EU-weit bekannt gemacht werden; diese Bekanntmachungen erscheinen in einer zentralen Datenbank der EU. Unterhalb der Schwellenwerte veröffentlichen Bund, Länder und Kommunen auf eigenen Vergabeplattformen. Davon gibt es viele: Der Bund, jedes Land und große Städte betreiben eigene Plattformen oder nutzen Anbieter, bei denen mehrere Vergabestellen gemeinsam veröffentlichen.
Nicht jeder Auftrag wird breit veröffentlicht. Bei beschränkten Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben fordert die Vergabestelle nur ausgewählte Unternehmen auf. Viele Vergabestellen veröffentlichen aber vorab, dass sie ein solches Verfahren planen, damit sich interessierte Unternehmen melden können.
Kostenlos suchen: möglich, aber aufwendig
Die Bekanntmachungen selbst sind kostenlos einsehbar. Der Aufwand entsteht an anderer Stelle: Jede Plattform hat eine eigene Suchmaske, eigene Begriffe und oft eine eigene Registrierung, bevor Sie die Vergabeunterlagen herunterladen können. Wer in mehreren Regionen oder Branchen anbietet, prüft schnell ein Dutzend Stellen.
Deshalb bündeln Dienste wie VergabeChecker die Bekanntmachungen vieler öffentlicher Vergabeplattformen in einer Übersicht. VergabeChecker können Sie zunächst kostenlos testen, mit eingeschränktem Umfang; Quelle und Link zur Originalbekanntmachung zeigen wir mit einem Abo. Was die Testphase enthält, steht auf der Seite Preise.
Mit einem Suchprofil statt mit Stichworten
Eine Stichwortsuche findet nur, was genau so heißt. Vergabestellen schreiben aber „Reinigung der Liegenschaft“, „Unterhaltsreinigung“ oder „Gebäudedienstleistungen“ für dieselbe Leistung. Zuverlässiger ist ein Suchprofil aus mehreren Merkmalen:
- CPV-Codes für Ihre Leistungen, am besten auf der passenden Ebene: Ein ganzer Bereich findet mehr, ein feiner Code trifft genauer.
- Suchbegriffe, auch Schreibvarianten und Fachwörter Ihrer Branche.
- Ausschlussbegriffe für Leistungen, die Sie nicht anbieten.
- Region und Umkreis um Ihren Standort.
- Ein Bereich für den Auftragswert, der zu Ihrer Größe passt.
In VergabeChecker ergibt sich aus diesen Merkmalen die Passgenauigkeit in Prozent, mit Gründen zu jedem Wert. Wie das funktioniert, zeigt der Ratgeber Passende Ausschreibung erkennen.
Beispiele nach Branchen
Viele Unternehmen suchen nach ihrer Branche, etwa „Ausschreibungen für Gebäudereinigung“ oder „Ausschreibungen für Handwerker“. Die CPV-Codes machen das möglich, weil jede Bekanntmachung mindestens einen trägt:
- Bauhandwerk aller Gewerke: Bereich 45 (Bauarbeiten), zum Beispiel 45261000 für Dachstuhl- und Dachdeckarbeiten.
- Gebäudereinigung: 90910000 (Reinigungsdienste) und die Codes darunter.
- Sicherheitsdienste: 79710000 und die Codes darunter.
- IT-Dienstleistungen und Software: Bereich 72.
- Planung durch Architektur- und Ingenieurbüros: Bereich 71.
Die genaue Bezeichnung eines Codes prüfen Sie im CPV-Verzeichnis; VergabeChecker schlägt Ihnen beim Anlegen des Suchprofils Codes zu Ihren Leistungen vor, die Sie bestätigen.
Regelmäßig prüfen, nicht nur einmal
Neue Ausschreibungen erscheinen täglich, und die Angebotsfrist ist oft knapp. Wer nur gelegentlich sucht, findet viele Ausschreibungen erst, wenn die Zeit für ein gutes Angebot nicht mehr reicht. Legen Sie deshalb einen festen Rhythmus fest oder lassen Sie sich benachrichtigen: VergabeChecker informiert Sie auf Wunsch täglich per E-Mail über neue Ausschreibungen, die zu Ihrem Profil passen.
Merken Sie sich Ausschreibungen, die Sie prüfen wollen, und entscheiden Sie dann in Ruhe. Welche Fristen Sie dabei im Blick behalten sollten, erklärt der Ratgeber Fristen bei Ausschreibungen.
Warum sich die Suche für kleine Unternehmen lohnt
Das Vergaberecht verlangt, dass mittelständische Interessen bei der Vergabe vornehmlich berücksichtigt werden, vor allem durch die Aufteilung in Lose. Nach der Vergabestatistik des Bundes für das Jahr 2024 sind kleine und mittlere Unternehmen die wichtigsten Auftragnehmer der öffentlichen Hand. Die Chancen sind also da; entscheidend ist, die passenden Ausschreibungen rechtzeitig zu sehen.
Häufige Fragen
- Kann ich öffentliche Ausschreibungen kostenlos finden?
- Ja. Bekanntmachungen sind auf den Vergabeplattformen kostenlos einsehbar. Der Aufwand liegt darin, viele Plattformen regelmäßig zu prüfen. Dienste wie VergabeChecker bündeln sie; VergabeChecker können Sie kostenlos testen, mit eingeschränktem Umfang.
- Muss ich mich auf jeder Vergabeplattform registrieren?
- Zum Lesen der Bekanntmachung meist nicht. Für den Download der Vergabeunterlagen und für die Abgabe eines Angebots verlangen die meisten Plattformen eine Registrierung. Die Registrierung ist in der Regel kostenlos.
- Finde ich auch Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte?
- Ja, soweit die Vergabestelle sie veröffentlicht. Öffentliche Ausschreibungen nach VOB/A und UVgO stehen auf den Plattformen von Bund, Ländern und Kommunen. Direktaufträge und beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb werden nicht immer bekannt gemacht.
Quellen
Weiterlesen
Orientierung, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind immer die Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen der Vergabestelle.
VergabeChecker zeigt Ihnen öffentliche Ausschreibungen in einer Übersicht und in Prozent, wie gut sie zu Ihrem Unternehmen passen.