Verfahrensarten bei Ausschreibungen verständlich erklärt
Wer eine Bekanntmachung liest, stolpert schnell über Begriffe wie offenes Verfahren, Teilnahmewettbewerb oder Verhandlungsverfahren. Dahinter steckt die Frage, wer ein Angebot abgeben darf und wie die Vergabestelle auswählt. Diese Seite erklärt die Verfahrensarten bei EU-weiten Ausschreibungen in einfacher Sprache.
Warum es Verfahrensarten gibt
Die Verfahrensart legt fest, wie die Vergabestelle einen Auftrag vergibt: wer ein Angebot abgeben darf, ob zuerst Bewerbungen eingehen und ob verhandelt wird. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten dafür das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen und, für Liefer- und Dienstleistungen, die VgV. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten nationale Vergaberegeln, die je nach Auftraggeber und Land abweichen; maßgeblich sind die Vergabeunterlagen. Welche Verfahrensart gilt, steht in der Bekanntmachung.
Offenes Verfahren
Hier fordert die Vergabestelle eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen öffentlich zur Angebotsabgabe auf. Jedes interessierte Unternehmen darf ein Angebot abgeben. Verhandlungen über Angebot oder Preis sind dabei in der Regel nicht zulässig; die Vergabestelle darf nur Aufklärung über das Angebot oder die Eignung verlangen.
Nicht offenes Verfahren und Teilnahmewettbewerb
Beim nicht offenen Verfahren geht ein Teilnahmewettbewerb voraus. Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag und weisen ihre Eignung nach. Die Vergabestelle wählt nach sachlichen Kriterien aus und fordert nur diese Unternehmen zur Angebotsabgabe auf; sie darf die Zahl der Eingeladenen nach festen Regeln begrenzen. Um die Teilnahme darf sich jedes interessierte Unternehmen bewerben, ein Angebot aber nur abgeben, wer aufgefordert wird. Für den Teilnahmeantrag gilt eine eigene Frist (Teilnahmefrist); die Angebote folgen erst danach.
Wie Sie Ihre Eignung belegen, zeigt der Ratgeber Präqualifikation und Eigenerklärung. Auch hier sind Verhandlungen in der Regel nicht zulässig.
Verhandlungsverfahren
Beim Verhandlungsverfahren wendet sich die Vergabestelle an ausgewählte Unternehmen und verhandelt mit ihnen über die Angebote. Es ist nur zulässig, wenn das Gesetz es erlaubt, etwa bei besonderer Komplexität. Es findet in der Regel mit Teilnahmewettbewerb statt; ohne Teilnahmewettbewerb ist es nur in eng begrenzten Ausnahmefällen zulässig.
Verhandelt werden darf in der Regel nur im Rahmen der Mindestanforderungen und der Zuschlagskriterien; diese selbst bleiben unverändert. Sie reichen zunächst ein Erstangebot ein; verhandelt wird über Erst- und Folgeangebote, nicht über das endgültige Angebot.
Die Begriffe im Überblick
- Offenes Verfahren: Jedes Unternehmen darf ein Angebot abgeben.
- Nicht offenes Verfahren: Erst bewerben (Teilnahmewettbewerb), dann Angebot auf Aufforderung.
- Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb: Erst bewerben, dann verhandelt die Vergabestelle mit ausgewählten Unternehmen.
- Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb: Die Vergabestelle wendet sich nur in Ausnahmefällen direkt an ausgewählte Unternehmen.
- Wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft: Verfahren für besondere Fälle, nur zulässig, wenn das Gesetz sie erlaubt.
Was das für Sie bedeutet
Im offenen Verfahren zählt vor allem ein vollständiges Angebot bis zur Angebotsfrist. Bei einem Teilnahmewettbewerb haben Sie zwei Stufen: erst den Teilnahmeantrag mit den Eignungsnachweisen, dann das Angebot. Halten Sie dafür Ihre Unternehmensdokumente gültig bereit; die häufigsten zeigt der Nachweis-Check. Wie Sie eine Bekanntmachung lesen, erklärt der Ratgeber Bekanntmachung lesen.
VergabeChecker zeigt Ihnen die Verfahrensart auf der Detailseite unter „Auf einen Blick“, soweit die Bekanntmachung sie nennt, und die Passgenauigkeit in der Übersicht. VergabeChecker können Sie zunächst kostenlos testen, mit eingeschränktem Umfang; Einzelheiten stehen auf der Seite Preise.
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen offenem und nicht offenem Verfahren?
- Im offenen Verfahren darf jedes Unternehmen direkt ein Angebot abgeben. Im nicht offenen Verfahren bewerben sich Unternehmen zuerst in einem Teilnahmewettbewerb, und nur ausgewählte Unternehmen werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
- Darf die Vergabestelle über den Preis verhandeln?
- Im offenen und im nicht offenen Verfahren in der Regel nicht; dort darf sie nur Aufklärung über das Angebot oder die Eignung verlangen. Verhandelt wird im Verhandlungsverfahren, und auch dort nur im Rahmen der Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien.
- Was ist ein Teilnahmeantrag?
- Mit dem Teilnahmeantrag bewerben Sie sich um die Teilnahme an einem Verfahren mit Teilnahmewettbewerb. Dazu übermitteln Sie die Unterlagen, die die Vergabestelle zur Prüfung Ihrer Eignung verlangt. Die Frist nennt die Bekanntmachung.
- Wann darf ohne Teilnahmewettbewerb verhandelt werden?
- Nur in eng begrenzten Ausnahmefällen, die das Gesetz regelt. Im Regelfall geht ein Teilnahmewettbewerb voraus.
Quellen
- § 119 GWB: Verfahrensarten (gesetze-im-internet.de) (öffnet in neuem Tab)
- § 14 VgV: Wahl der Verfahrensart (gesetze-im-internet.de) (öffnet in neuem Tab)
- § 15 VgV: Offenes Verfahren (gesetze-im-internet.de) (öffnet in neuem Tab)
- § 16 VgV: Nicht offenes Verfahren (gesetze-im-internet.de) (öffnet in neuem Tab)
- § 17 VgV: Verhandlungsverfahren (gesetze-im-internet.de) (öffnet in neuem Tab)
- Richtlinie 2014/24/EU über die öffentliche Auftragsvergabe (EUR-Lex) (öffnet in neuem Tab)
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Orientierung, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind immer die Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen der Vergabestelle.
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